Hoe en wanneer voer je
een frequent verzuim gesprek?

Iedereen voelt zich wel eens moe en grieperig, en soms zorgt dit voor uitval op het werk. Maar wat als je medewerker hierdoor in korte tijd al drie keer ziek is uitgevallen op het werk? Is een medewerker meer dan twee keer per jaar ziek? Dan is er sprake van frequent verzuim, ook al zijn er voor het verzuim op het eerste gezicht hele verklaarbare redenen. Niet elke werkgever is zich hier bewust van. En nog vaker is het zo dat een medewerker niet in de gaten heeft dat er sprake is van frequent verzuim en wat dat betekent voor de medewerker zelf en de organisatie.

Om grip te houden op frequent verzuim, en ter preventie van mogelijk meer/langdurig verzuim, is het zinvol om structureel gesprekken te voeren met medewerkers die (dreigen) frequent (te) verzuimen.

Doel van het gesprek is het achterhalen van beïnvloedbare oorzaken en het ondernemen van acties om zo een volgende ziekmelding te voorkomen. Dit vanuit de overtuiging dat frequent verzuim in ieder geval deels beïnvloedbaar is.

Tips voor het frequent-verzuim-gesprek

Maar hoe voer je nu een frequent-verzuim-gesprek? Wat mag je wel en niet vragen als werkgever? En zet je een goede arbeidsrelatie niet op het spel als je medewerkers aanspreekt op hun gedrag? Onderstaand meer informatie over hoe het frequent-verzuim-gesprek in te steken.

  • Voer een frequent verzuimgesprek op het moment dat een medewerker weer beter is, dus niet tijdens een ziekmeldling.
  • Leg het doel van het gesprek uit, waarbij het ook van belang is dat uitgelegd kan worden hoe de organisatie in algemene zin omgaat met (frequent) verzuim.
  • Geef de medewerker objectieve cijfers over het verzuim, exacte data, de duur en het verzuimpatroon van de betreffende medewerker.
  • Geef aan wat het betekent voor de medewerker zelf, de afdeling en de collega’s als de betreffende medewerker (onverwacht) weg blijft.
  • Schets het probleem dat ontstaat door het verzuimgedrag van de medewerker. Dit vergroot de bewustwording van de medewerker.

 

Vragen die vervolgens tijdens een frequent-verzuim-gesprek besproken kunnen worden (zonder in te gaan op de medische oorzaken van het verzuim):

  • Welke zaken hebben meegespeeld bij het nemen van de beslissing om ziek te melden?
  • Is er een verband tussen het werk en de ziekmelding?
  • Heeft de medewerker acties genomen (of nog dit nog doen) om oorzaken te beïnvloeden en toekomstig verzuim te voorkomen?
  • Kun je als werkgever iets voor de medewerker doen, zodat verzuim voorkomen kan worden?

 

Als de medewerker niet spontaan verband legt tussen het verzuimgedrag en beïnvloedbare werkfactoren, kun je daarop doorvragen. Je gaat op zoek naar het probleem achter het probleem. Dit kan zijn werkdruk, de fysieke belasting, de ondersteuning van leidinggevende en collega’s, ondersteuning en/of belemmering van de thuissituatie, de mate waarin de medewerker zelf invloed kan uitoefenen op de belastende en/of belemmerde factoren, de motivatie van waaruit de medewerker werkt etc.

Je bent als medewerker en werkgever gezamenlijk verantwoordelijk zaken aan te pakken die frequent verzuim kunnen beïnvloeden. Maak een vervolgafspraak als tijdens het gesprek bespreekpunten naar boven komen die meer aandacht nodig hebben, en om gemaakte afspraken te evalueren. Van belang is het samen de afspraken vast te leggen, en te benoemen wie welke activiteit wanneer gaat ondernemen.

Een frequent-verzuim-gesprek blijkt in de praktijk vaak een goed moment voor werkgever en medewerker om in gesprek met elkaar te gaan, om de huidige problemen aan te pakken en goede afspraken voor de toekomst te maken.

Voor meer informatie of begeleiding bij het oppakken van frequent-verzuim-gesprekken kunt u uiteraard contact opnemen met PDCU.